Clase Caja y Bancos .( para Com 9 y Com Tres Arroyos)

Incluye un ejercicio práctico de Conciliación bancaria

CAJA Y BANCOS
CONCEPTO: Básicamente de este rubro lo integran aquellos elementos caracterizados por
Liquidez: sinónimo de dinero.
Certeza: Evidencia y seguridad de su existencia (es cierto).
Efectividad: Poder cancelatorio ilimitado. Sirve como medio de pago indiscutible. No confundir con el término “efectivo” como dinero, eso es liquidez.

Poder  cancelatorio   es la capacidad para extinguir deudas y es ilimitado por no estar sujeto a controversias o discusión. (Debo $ 100 si pago con $ 100 la deuda se cancela) 

 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL RUBRO
Papel moneda
Moneda extranjera

      Cheques corrientes (Orden de pago s/Banco)

Otros papeles admitidos para depósitos bancarios
Saldos bancarios bajo la forma de cuenta corriente.
Saldos bancarios bajo la forma de caja de ahorro.
ELEMENTOS QUE NO INTEGRAN EL RUBRO
Vales de anticipo de sueldos y viáticos
Depósitos a plazo fijo -inversión-
Cheques posdatados -crédito-
Cheques diferidos-crédito-
CUENTAS REPRESENTATIVAS

Caja

Valores a depositar

Recaudaciones  a depositar

Fondo fijo

Banco cuenta corriente

Banco caja de ahorro

Moneda extranjera

 Valuación:

      Dada su naturaleza, estos activos tienen asignados  valores que se representan a si mismos, dado que la información contable se expresa en moneda de curso legal, la existencia se  encuentran “AUTO VALUADOS”

   

Organización del movimiento de fondos
Desde el punto de vista organizativo del movimientos de fondos podemos distinguir dos formas

1)     Uso Generalizado

También llamado libre porque consiste en utilizar libremente los fondos que ingresan y se destinan tanto para ser  depositados  en bancos  como para efectuar  pagos en efectivo de toda magnitud

Cuentas que se utilizan
Caja
Valores a depositar
Banco cuenta corriente
2) Uso Restringido:
Las cobranzas se depositan íntegramente en Bancos y al no disponer de efectivo para pagos se requiere

a)     Efectuar los pagos mayores mediante cheques

b)     Abonar los  pagos menores a través de  un fondo fijo

Cuentas que se utilizan:
CAJA(Recaudaciones a depositar)
Banco cuenta corriente
Fondo fijo 
Este sistema y de acuerdo a lo que indique el Manual de Cuentas se  puede utilizar la cuenta Caja o bien que esta cuenta no exista y todo lo que ingresa se anota en la cuenta Recaudaciones a Depositar que como su propio nombre lo indica, marca el destino que se debe dar a los fondos recaudados.
FONDO FIJO 
Cuenta representativa de un fondo asignado para afrontar pagos menores

• Constitución del Fondo

Se retira el efectivo con cheques

Fondo Fijo	100
Banco Cta/Cte		100

Movimiento de Pagos
No se efectúan asientos y los comprobantes permanecen en poder del responsable del FF
RENDICION DEL FONDO FIJO
Existe un responsable del FF que lleva una planilla  y conserva los comprobantes de gastos hasta su rendición
Cuando los gastos han consumido un porcentaje predeterminado del FF  el responsable solicita la reposición
Reposición del fondo
Alternativa 1

Gastos de papelería	20
Gastos de limpieza	30
Gastos de franqueo	20
Banco Cta/Cte		70

Alternativa 2

Gastos de papelería	20
Gastos de limpieza	30
Gastos de franqueo	20
Fondo Fijo		70
Fondo Fijo	70
Banco Cta/Cte		70

Si bien en las dos alternativas el saldo de la cuenta FF siempre es 100,la alternativa 2 ) es preferible dado que permite conocer la frecuencia de las reposiciones y en todo caso aumentar o disminuir el importe asignado como FF
QUE PASA CON EL FF A FIN DE EJERCICIO?
El Fondo fijo en cualquier momento tiene contablemente el valor asignado, en el ejemplo $ 100. pero esos $ 100  se componen de efectivo + comprobantes  de gastos  (30 +70 )
 El Fondo Fijo es  un rubro de Caja y Banco y como tal  debe representar elementos con las características  liquidez, certeza y efectividad, por lo tanto no podemos exponer dentro de ese rubro  una cuenta que contiene $ 70 de Gastos que, obvio es decirlo, no equivalen a dinero
Por lo tanto caben dos soluciones
Se  repone  y el saldo del FF  representa todo dinero ($ 100)
O  bien
Se rinde por los gastos efectuados sin reposición y el FF representa todo dinero pero en este caso   queda en $ 30

Recordamos el concepto de control y vemos como se aplica en este rubro

CONTROL: Conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las operaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos realizados.

Para controlar siempre debe haber una referencia a  un patrón de control.

Medir y confrontar la actuación a la realidad con una norma, un procedimiento

Básicamente se trata de verificar la existencia de los saldos 

Si el saldo que informa la Contabilidad efectivamente concuerda con la realidad .y en caso de discordancia prevalece la realidad

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

1       ARQUEO DE CAJA

La cuenta Caja está sometida periódicamente a un procedimiento de control  denominado ARQUEO, que consiste en  el RECUENTO FISICO del dinero existente y  verificar que el saldo que informa la Contabilidad concuerde en cantidad y calidad con los elementos que surjan de los elementos en existencia y reúnan las características del rubro (liquidez, certeza, efectividad)
En relación al dinero éste debe ser de curso legal, no estar deteriorado y obviamente no puede haber billetes falsos.
Con los cheques se verifica que no sean de fecha diferida, por que en esos casos se trata de una Cuenta por Cobrar (créditos).
Tampoco pueden ser parte del saldo los vales y otros comprobantes de gastos
La diferencia entre los valores recontados y el Saldo contable se denomina FALTANTE DE Caja(R-) o Sobrante de Caja(R+). 
Ejemplo de Arqueo
El saldo contable de la cuenta Caja es $ 1200
Efectuado el recuento se detectan $ 950 en efectivo y $ 200 cheque diferido a 30 días
El ajuste, para llevar la cuenta Caja a la realidad es

Cheques diferidos (PA)                 200
Faltante de Caja (R-)                       50
          Caja                                                    250

De esta manera la cuenta Caja tendrá un saldo contable de $ $ 950 , como corresponde según el arqueo efectuado.
Puede ocurrir que el ente tenga normas de procedimientos respecto al manejo del la cuenta Caja y las diferencias resulten responsabilidad del Cajero, en este caso habitualmente  el sueldo de ese personal tiene un adicional que le sirve para hacer frente a eventuales diferencias
¿Cómo le cobramos las diferencias al Cajero?
En lugar de imputar la diferencia de Caja como una pérdida se computa como un adelanto de sueldo al empleado.
Anticipos de Sueldo (PA)               50
           CAJA                                                50
CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un procedimiento de control que sirve para explicar las diferencias entre el sistema contable del Ente y el del Banco                            
Podemos ubicar dos tipos de Diferencias

1. TEMPORALES

Las que se explican por el tiempo NO se ajustan contablemente (Las ajusta el tiempo)
Poe ejemplo si el ente emite un cheque para pagar un Proveedor  disminuye el  saldo de la  cuenta Banco XX Cta cte , pero si quien recibió el cheque aún no concurrió al banco ,a cobrarlo o no lo depositó , el Banco sobre el cual hemos emitido el cheque  tendrá un saldo superior al de nuestra contabilidad . Si emitimos el cheque el 21 de abril de 2016 y el proveedor lo presenta al cobro el 29 de abril  entre esos días nuestro saldo será mayor por el importe del cheque emitido. , ¿Está mal nuestra Contabilidad  ?No , ¿está mal la del Banco ? No Si el día 25 hacemos el control decimos  Saldo del banco  menos cheque no presentado = nuestro saldo de la Contabilidad . Si hacemos el control el Día 30 de abril cuando ya fue cobrado el cheque los saldos del ente y del banco coincidirán
Por lo tanto estábamos ante una diferencia transitoria hasta tanto el proveedor percibiera el cheque emitido  y NO HAY QUE PRACTICAR NINGUN AJUSTE , porque el paso del tiempo ajusta las diferencias que llamamos precisamente TEMPORALES.
Ahora bien siguiendo con el ejemplo, si estamos el 22 de Mayo y el proveedor aún no presentó al cobro el cheque, la situación es distinta, porque de acuerdo al régimen legal  del cheque este se pueden presentar al cobro dentro de los 30 días de su emisión y acá entonces la diferencia se transforma en permanente porque el proveedor no podrá cobrar el cheque y habrá que        hacer un ajuste revirtiendo  el asiento que oportunamente hicimos por el pago
Cuando se trata de depósitos en efectivo y en  cheques sobre bancos locales los fondos se acreditan en el día , pero cuando se depositan cheques sobre bancos de otras localidades, se debe esperar el °clearing° que puede tardar entre 24 ,48 ,72 hs y más para ser acreditados . Para conciliar los saldos ,partiendo del saldo del Banco, debemos sumar el depósito no acreditado porque nosotros lo sumamos en nuestra contabilidad pero el Banco aún no. Cuando pase el periodo de clearing  la diferencia habrá desaparecido.  

2. PERMANENTES

Las que no se explican por el factor tiempo deben ajustarse contablemente.Ejemplo típico son los impuestos y comisiones bancarias que el Banco debita en nuestra cuenta y son gastos que nos están cobrando y no hay tiempo que nos salve. Por lo tanto debe practicarse el asiento de ajuste pertinente,
Documentación para practicar la Conciliación
1)Libro Mayor Auxiliar del Banco del Ente
2) Resumen de cuenta bancaria emitida por el banco
EJEMPLO
1)Cta. Banco PROVINCIA  c/c

Fecha	Operación	Debe	Haber	Saldo
02-05-02	Depósito efectivo	1.000		1.000
03-05-02	Cheque Nº001		250	750
07-05-02	Cheque Nº002		150	600
14-05-02	Depósito 72 hs.	2.000		2.600
14-05-02	Cheque Nº003		100	2.500

2)     Cta. Ente S.A.

Fecha	Operación	Debe	Haber	Saldo
02-05-02	Depósito efectivo		1.000	1.000
10-05-02	Cheque Nº002	150		850
13-05-02	N.D.	3		847
15-05-02	Cheque Nº003	100		747

Conciliación

Saldo Contabilidad

............

2.500)

menos

Depósito no acreditado

............

(2.000)

más

Cheque no presentado

............

250

menos

Gastos Banc. no Contab.	............	(3)
IGUAL SALDO BANCO	............	747

Como resultado de la Conciliación debe registrarse ND para gastos Bancarios por $3, que es la única diferencia de carácter permanente que arrojó la conciliación

Gasto Bancarios (R-)         $ 3  Banco Provincia c/c                  $3

En este ejemplo de conciliación se partió del saldo de Contabilidad para llegar al saldo del BANCO. Naturalmente puede hacerse exactamente al revés, partiendo del saldo del Banco para llegar al saldo de Contabilidad, claro que con los signos cambiados.

                           

Periodicidad de los controles

CAJA el control es diario

BANCOS, generalmente mensual

FONDO FIJO , con la rendición

Recordar siempre que existe un Manual de Cuentas o Manual de Procedimientos contables que tiene las instrucciones de cómo se manejan los fondos, frecuencia de rendición de FF, etc.,