DIFERENCIAS
DE INVENTARIO
Una de las
principales características que distingue al sistema de Inventario
Permanente (SIPER) es que permite
determinar diferencias de inventario, aspecto que no es posible cuando se
emplea es sistema de Inventario Periódico(SIPO)
Recordemos
que el SIPER se implementa mediante una ficha por cada producto que vende o
produce el ente en la que consta compras, salidas al costo, y existencia resultante,
tanto en unidades como en sus precios unitarios y totales. Técnicamente se
trata de un mayor auxiliar, analítico de la cuenta Mercaderías.
La
realización de un inventario físico no es indispensable, dado que en forma
permanente se tiene la información de costos y existencias, sin embargo es muy
conveniente y recomendable efectuar ese inventario físico para constatar si lo
que informa la contabilidad concuerda con la realidad observada en el lugar que
se encuentran almacenadas las mercaderías
Efectuado
el recuento físico de las existencias se procede a comparar la cantidad de unidades contadas y que se disponen realmente con las unidades que informa la ficha del respectivo producto.
De ese
cotejo entre realidad y contabilidad, naturalmente prevalece la realidad. Si
existe coincidencia de valores no hay ajustes, en cambio si las unidades
contadas son menos que lo que informa la ficha existe un FALTANTE, y si por el
contrario son más se consideran un SOBRANTE
Ahora bien,
las eventuales diferencias encontradas al realizar el inventario físico, son diferencias en unidades, y para poder
realizar el ajuste pertinente hay que valorizar dichas unidades y de ese modo
efectuar el respectivo asiento
FALTANTE
Si se trata de un faltante se debe
descargar de la cuenta Mercaderías el
valor de las diferencias halladas para que su saldo disminuya y concuerde con
la realidad, la contrapartida es un resultado negativo representativo del valor
de las unidades faltantes
El asiento es
Faltante de Inventario (R-) xxxx
Mercaderias (A) xxxx
El faltante se trata como una
salida de mercaderías y por lo tanto se procede como si fuera una venta ,por lo
tanto el valor del asiento se obtiene
multiplicando la cantidad de unidades faltantes por el costo que corresponda
según el método de costeo que se está utilizando ( PEPS,UEPS o PPP)
SOBRANTE
El asiento implica debitar la cuenta
Mercaderías y acreditar un resultado
positivo equivalente a las unidades sobrantes
Mercaderías (A) xxx
Sobrante de
Inventario (R+) xxx
Dado que no
es posible saber cuando se ha
producido la diferencia (ayer,
hace un mes, dos meses, etc.), la misma se asigna al momento que se detecta
(hoy) valorizando el reingreso al valor
que se asignó a la última salida (según el método de costeo utilizado)
Y de esa
manera las existencias finales quedaran al valor más cercano al que tenían antes de detectarse el sobrante
LAS DIFERENCIAS
DE INVENTARIO CUANDO SE LLEVA EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO (SIPO)
En el SIPO el
CMV se establece en forma global
(asiento único por todas las ventas realizadas) y diferido al finalizar el ejercicio.
No existe
un registro permanente de existencias, es decir que no hay ningún elemento
auxiliar o ficha que permita controlar
la situación real de las mercaderías con la información contable. En
consecuencia en este sistema NO SE DETERMINAN DIFERENCIAS DE INVENTARIO.
Hasta el
momento del cierre del ejercicio el saldo de la cuenta Mercaderías no representa las existencias, dado que sólo tiene movimientos al debe, por el saldo
inicial (que es el final del ejercicio anterior) y las compras y eventualmente
alguna anotación en el haber por devoluciones efectuadas. Corresponde anotar
las salidas al costo -que hasta ese momento no conocemos- para que finalmente el saldo exprese el valor
del activo.
Para
resolver la incógnita del CMV, debe resolverse la formula
Existencia inicial (Ei) + Compras (neto de
devoluciones) – Existencia Final (Ef) = CMV
La existencia final es un dato externo que no
surge de la Contabilidad y debe practicarse el Inventario (contar las unidades
en depósito y valorizarlas según el método de costeo utilizado)
¿Están bien las unidades contadas en
existencia? No sabemos, porque no TENEMOS NINGUNA FICHA que permita cotejar la realidad con la
contabilidad. .Esto explica por que con este sistema no se determinan
diferencias de inventario.
Sin embargo que no se puedan determinar no significa
que no se hayan producido diferencias, sólo que nunca sabremos su cuantía y las
mismas quedaran subsumidas en el CMV
Un ejemplo simple para comprender esto y que
para hacerlo más simple, las compras, salidas, y existencias valen un peso ($ 1)
Supongamos que en SIPER, la ficha dice existencia inicial $ 100, compras 50 u x $ 1, Venta(al
costo) 120 u a $
1 existencia 30 u $ 1
Al hacer el inventario, se cuentan 28 unidades,
es decir se detecta una diferencia de Inventario de $ 2
En este
caso los costos y gastos insumidos son los siguientes
CMV (R-) 120
Dif. Inventario (R-) 2
Total 122
El ente dispone de la información del costo de lo vendido y
lo no vendido y le permite tomar decisiones sobre
mejorar los controles en los movimientos
y depósito de mercaderías y eventualmente detectar algún ilícito
Como sería el mismo ejemplo con SIPO
Ei + C
–Ef = CMV
100 + 50 - 28
= 122
El total del impacto negativo es el mismo que con SIPER ($
122), sólo que la diferencia de $ 2 quedó subsumida,
(comprendida, incluida y al mismo tiempo oculta e ignorada) en el CMV, que
representa entonces el costo de lo vendido y lo no vendido y no permite tomar
decisiones sobre la gestión de inventarios, sencillamente porque el ente no
tiene posibilidades de saber que ha tenido un faltante de inventario.
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