Al final de la clase se incluye la parte pertinente a Contabilidad y Estados Contables del nuevo Código Civil y Comercial (CCC) aprobado por ley 26994 , vigente desde Agosto 2015. ( art. 320 a 331).
Se recomienda la atenta lectura por ser la base legal y referencia obligada para quienes deben llevar Contabilidad en la República Argentina, los registros contables indispensables y las formalidades que deben cumplir
REGISTROS CONTABLES
Elementos en DONDE se anotan los datos utilizables para
preparar los informes contables
CLASIFICACION DE LOS REGISTROS
CONTABLES
- Por la forma de anotación
- Cronológicos
- Sistemáticos
- Por el grado de anotaciones efectuadas
- Principales
- Auxiliares
- Por la obligatoriedad de llevarlos
- Obligatorios legalmente
- Indispensables técnicamente
POR LA FORMA DE ANOTACION
- Cronológicos (Diario)
Los datos son anotados en el orden secuencial de tiempo en
que se producen los hechos económicos
Características de
las registraciones cronológicas
Son los asientos
Es el primer lugar donde se anotan los datos (primera
entrada)
Los asientos se ordenan por fecha y se numeran
Cada operación es por lo menos un asiento
Cada asiento el total debitado debe ser igual al total
acreditado
El término asiento se
utiliza para referir una registración en el Libro DIARIO
- Sistemáticos (Mayor)
Las operaciones son anotadas en cuentas
Características de los registros sistemáticos
También llamadas temáticos
Están compuestos por cuentas
Registros de segunda entrada
Cada operación por lo menos dos anotaciones en cuentas
Total debitado = total acreditado
Mayorizar es registrar en
cuentas del libro Mayor
POR EL GRADO DE ANOTACIONES EFECTUADAS
- Principales
Se anotan todos los
datos que resulten registrables
Diario Principal o Diario
Mayor Principal o Mayor General
- Auxiliares
Descentralizan ciertas
operaciones
Diarios auxiliares o Subdiarios
Se registran operaciones de carácter repetitivo (ventas, compras, pagos, etc.)
Se anotan en el Diario Principal mediante un asiento resumen
Mayores auxiliares o Submayores
Agrupan cuentas analíticas cuya sumatoria debe coincidir con
la cuenta sintética del Mayor Principal (Cuenta control)
Ejemplos de mayores auxiliares: Clientes, (por cliente)
Mercaderías (por producto) Bancos (por cuenta)
POR LA OBLIGATORIEDAD DE
LLEVARLOS
- Obligatorios legalmente
El nuevo Código Civil y Comercial (CCC))en su art. 322
establece:
“ Son registros indispensables, los siguientes:
a.
Diario;
b.
Inventario y balances;
c.
Aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de
contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a
desarrollar;
d.
Los que en forma especial impone este Código u otras leyes”
Ya ha sido mencionada la
utilización del libro Diario
Respecto al DE INVENTARIOS Y BALANCES su contenido es
el siguiente:
La descripción de los Activos, Pasivos y PN al inicio del
Ejercicio (inventarios)
Y la transcripción del balance general y el estado de
resultados del ejercicio (balances)
Se utiliza al inicio del primer ejercicio y al
final de cada ejercicio
Es decir que se utiliza solamente
dos veces en el primer ejercicio al iniciar la actividad y al final del
primer ejercicio y luego, una sola
vez al finalizar cada ejercicio subsiguiente
Representa la Igualdad Contable en forma analítica.
Otra fuente de obligatoriedad está dada por las normas
impositivas por ejemplo las vinculadas al impuesto al valor agregado (IVA) que
establece la obligatoriedad de llevar
Un libro de IVA Compras
Y otro de IVA ventas
Como así también tipos de facturas a emitir de acuerdo
al tipo de responsable frente a dicho impuesto
Fundamento de la obligatoriedad (Art
330 CCC)
Constituyen medio de prueba
frente a terceros
Para demostrar con claridad los actos de la gestión del
ente
REQUISITOS DEL CCC en relación a
los Registros Contables (Art 324 CCC)
1. Libros encuadernados y
foliados
2. Las anotaciones respaldadas
por comprobantes
3. Intervenidos por autoridad
judicial (“rubricados”)
4. Forma de practicar los
asientos (cronología, sin tachas, raspaduras, enmiendas, etc.)
5. Conservación de
comprobantes y Libros por 10 años (Art. 328 CCC)
Indispensables
técnicamente
La necesidad de información y los distintos
atributos que debe contener serían insuficientes si sólo se dispondría de los
registros que específicamente el CCC indica como indispensables.
La cuenta es la unidad de información a partir
de la cual se construye toda la arquitectura de la información contable, y
el Libro Mayor que está constituido por todas las cuentas que
dispone el ente, resulta entonces técnicamente indispensable.
Si bien es cierto que si leemos atentamente la norma legal
cuando indica “Aquellos que corresponden a una adecuada integración de un
sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las
actividades a desarrollar” podría inferirse que estaría incluido el libro Mayor,
si bien el mismo no es mencionado específicamente
por la norma
SISTEMAS DE REGISTRACION
Los sistemas de registración indican de los distintos
registros contables que utiliza el ente y la secuencia de utilización de
los mismos
REGISTRO DIRECTO
Este sistema los comprobantes se vuelcan directamente al
Diario general sin pasar previamente por otro registro, por eso se denomina
Directo o Centralizado
Hay que considerar que todo sistema de registración debe
iniciar con los comprobantes y debe utilizar los registros exigidos por ley
En este sistema los comprobantes se vuelcan
directamente al Diario general sin pasar previamente por otro registro, por eso
se denomina Directo o Centralizado
SISTEMA DESCENTRALIZADO
También llamado de registración indirecta , dado que en
primer lugar se identifican las operaciones que se reiteran , referidas a
conceptos análogos ( comprar, vender, pagar, etc.) y por aplicación del
concepto de división del trabajo se habilita un Subdiario ( o tantos subdiarios
como el ente requiera) para registrar esas operaciones repetitivas y luego
mediante un asiento resumen se pasan al Diario y posteriormente al Mayor
SISTEMA DESCENTRALIZADO CON
MAYORES AUXILIARES
En este sistema se incorpora el uso de Mayores Auxiliares,
que representan el desagregado de una cuenta colectiva o sintética. Por ejemplo
un Mayor auxiliar de Clientes contiene el detalle individual de la cuenta de
cada cliente (el sr. A, la sociedad B, C,etc) y la sumatoria de los saldos de
dichas cuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta Clientes del Mayor
General . O sea que la vinculación entre estos registros no es de un asiento,
sino de verificar si la sumatoria de la cuentas individuales coincide con el
total del saldo de la cuenta sintética (cliente A+clienteB+clienteC+…..+cliente
N = saldo de la cuenta Clientes
APÉNDICE A LA CLASE DEL 8-3-16
LEY 26994
Título IV –Sección 7ª
las personas jurídicas privadas y quienes
realizan una actividad económica organizada
o son
titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario
o de
servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad si solicita
su
inscripción y la habilitación de sus registros o la rubricación de los libros,
como se
establece
en esta misma Sección.
Sin
perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan excluidas de las
obligaciones
previstas
en esta Sección las personas humanas que desarrollan profesiones
liberales
o actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma
de
empresa. Se consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o
a la
enajenación
de productos agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio
normal de
tales actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las
actividades
que, por el volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes
según
determine cada jurisdicción local.
ARTÍCULO 321.- Modo de llevar la contabilidad. La contabilidad debe ser llevada
sobre una
base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y
de los
actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de
las
operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos
deben respaldarse
con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en
forma
metódica y que permita su localización y consulta.
ARTÍCULO 322.-
Registros indispensables. Son
registros indispensables, los siguientes:
a. diario;
b. inventario
y balances;
c. aquellos
que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad
y que
exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;
d. los que en
forma especial impone este Código u otras leyes.
ARTÍCULO 323.- Libros. El interesado debe llevar su
contabilidad mediante la utilización
de libros
y debe presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización
en el
Registro Público correspondiente.
Tal
individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y
firmada de
su
destino, del número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de
folios
que
contiene.
El
Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta pública, de las
personas
que
solicitan rubricación de libros o autorización para llevar los registros
contables de
otra
forma, de la que surgen los libros que les fueron rubricados y, en su caso, de
las
autorizaciones
que se les confieren.
ARTÍCULO 324.- Prohibiciones. Se prohíbe:
a. alterar el
orden en que los asientos deben ser hechos;
b. dejar
blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los
asientos;
c. interlinear, raspar, emendar
o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben
salvarse
mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión
o el
error;
d. mutilar
parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura;
e. cualquier
otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.
ARTÍCULO 325.- Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables
deben
ser
llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya
sido
debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional.
Deben
permitir determinar al cierre de cada ejercicio económico anual la situación
patrimonial,
su evolución y sus resultados.
Los libros
y registros del artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular.
ARTÍCULO 326.- Estados contables. Al cierre del ejercicio quien lleva
contabilidad
obligada o
voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que comprenden
como
mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deben
asentarse
en el registro de inventarios y balances.
ARTÍCULO 327.- Diario. En el Diario se deben registrar
todas las operaciones relativas
a la
actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente
o
en
registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos
resúmenes
deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que
deben ser
llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324
y 325.
El
registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema
de registraciones
contables
integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas
para el
mismo.
ARTÍCULO 328.- Conservación. Excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores,
deben
conservarse por diez años:
a. los
libros, contándose el plazo desde el último asiento;
b. los demás
registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los
mismos;
c. los
instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
Los
herederos deben conservar los libros del causante y, en su caso, exhibirlos en
la
forma
prevista en el artículo 331, hasta que se cumplan los plazos indicados
anteriormente.
ARTÍCULO 329.- Actos sujetos a autorización. El titular puede, previa autorización
del
Registro Público de su domicilio:
a. sustituir
uno o más libros, excepto el de Inventarios y Balances, o alguna de sus
formalidades,
por la utilización de ordenadores u otros medios mecánicos, magnéticos
o
electrónicos que permitan la individualización de las operaciones y de
las
correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación;
b. conservar
la documentación en microfilm, discos ópticos u otros medios aptos
para ese
fin.
La
petición que se formule al Registro Público debe contener una adecuada
descripción
del
sistema, con dictamen técnico de Contador Público e indicación de los
antecedentes
de su
utilización. Una vez aprobado, el pedido de autorización y la respectiva
resolución
del organismo de contralor, deben transcribirse en el libro de Inventarios
y
Balances.
La
autorización sólo se debe otorgar si los medios alternativos son equivalentes,
en
cuanto a
inviolabilidad, verosimilitud y completitud, a los sistemas cuyo reemplazo se
solicita.
ARTÍCULO 330.- Eficacia probatoria. La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada
en la
forma y con los requisitos prescritos, debe ser admitida en juicio, como medio
de prueba.
Sus
registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores, aunque no estuvieran
en
forma, sin
admitírseles prueba en contrario. El adversario no puede aceptar los asientos
que le son
favorables y desechar los que le perjudican, sino que habiendo adoptado
este medio
de prueba, debe estarse a las resultas combinadas que presenten todos
los
registros relativos al punto cuestionado.
La
contabilidad, obligada o voluntaria, prueba en favor de quien la lleva, cuando
en litigio
contra
otro sujeto que tiene contabilidad, obligada o voluntaria, éste no presenta
registros
contrarios incorporados en una contabilidad regular.
Sin
embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar esa prueba, y de
exigir, si
lo
considera necesario, otra supletoria.
Cuando
resulta prueba contradictoria de los registros de las partes que litigan, y
unos
y otros se
hallan con todas las formalidades necesarias y sin vicio alguno, el juez debe
prescindir
de este medio de prueba y proceder por los méritos de las demás probanzas
que se presentan.
Si se
trata de litigio contra quien no está obligado a llevar contabilidad, ni la
lleva
voluntariamente,
ésta sólo sirve como principio de prueba de acuerdo con las circunstancias
del caso.
La prueba
que resulta de la contabilidad es indivisible.
ARTÍCULO 331.- Investigaciones. Excepto los supuestos previstos en leyes especiales,
ninguna
autoridad, bajo pretexto alguno, puede hacer pesquisas de oficio para
inquirir
si las personas llevan o no registros arreglados a derecho.
La prueba
sobre la contabilidad debe realizarse en el lugar previsto en el artículo 325,
aun cuando
esté fuera de la competencia territorial del juez que la ordena.
La
exhibición general de registros o libros contables sólo puede decretarse a
instancia
de parte
en los juicios de sucesión, todo tipo de comunión, contrato asociativo o
sociedad,
administración por cuenta ajena y en caso de
liquidación, concurso o quiebra.
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